Bordro hazırlama süreci, şirketlerin hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi hem de çalışanlarına karşı şeffaf ve adil bir ücret politikası uygulaması açısından kritik bir konudur. Ancak bu süreçte en sık karşılaşılan kafa karışıklıklarından biri, İnsan Kaynakları (İK) ile mali müşavirlerin rol ve sorumluluklarının net olarak ayrılmamasıdır. Oysa bu iki birimin görevleri hem kapsam hem de yasal yetki bakımından birbirinden ayrılır. Bu yazıda, bordro süreçlerinde İK ve mali müşavir ayrımını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
İnsan Kaynakları departmanı, çalışanlarla doğrudan iletişim halinde olan ve bordro sürecinin insan odaklı kısmını yöneten birimdir. Bordro sürecindeki temel sorumlulukları şunlardır:
Mali Müşavirler, bordronun teknik ve vergisel boyutlarını yönetir. İK’nın ilettiği verileri kullanarak hukuka uygun bordro hesaplamaları yapmak ve vergi beyannamelerini düzenlemek başlıca görevleridir. Mali Müşavirlerin bordro sürecindeki sorumlulukları şunlardır:
Her ne kadar görev tanımları farklı olsa da bordro süreci, İK uzmanları ile mali müşavirlerin iş birliği içerisinde yürüttüğü bir alandır. Her iki taraf da çalışanın ücretlendirme sürecine katkı sağlar; ancak işin doğası gereği veri üretme ve yasal beyan aşamaları birbirinden ayrılır.
İK departmanı, çalışan verilerinin doğru şekilde takibini sağlar: işe giriş-çıkışlar, izinler, fazla mesailer, performans primleri gibi değişkenler. Mali müşavir ise bu verileri temel alarak yasal mevzuata uygun şekilde bordro hesaplamalarını, SGK bildirimlerini ve vergi beyanlarını hazırlar.
Bordro süreçlerinin sorunsuz ilerlemesi için İK ve Mali Müşavirlerin uyumlu çalışması şarttır. İK’nın sağladığı verilerdeki bir hata, Mali Müşavir tarafından yapılan hesaplamaları doğrudan etkiler. Benzer şekilde, Mali Müşavirlerin yasal değişiklikleri İK’ya zamanında iletmemesi, maaş süreçlerinde aksaklıklara neden olabilir.
Pek çok şirkette, özellikle KOBİ ölçeğinde, İK ve mali müşavir sorumlulukları iç içe geçmiş olabilir. Bu durum çoğu zaman hem operasyonel verimliliği düşürür hem de yasal hatalara yol açabilir. En sık yaşanan karmaşalar şunlardır:
Bu tür hatalar, hem çalışan güvenini sarsar hem de şirketin cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalmasına neden olur. Bu yüzden İK ile mali müşavir arasındaki görev sınırlarının net çizilmesi kritik öneme sahiptir.
Başarılı bir bordro süreci için rol dağılımının net, şeffaf ve belgelenmiş olması gerekir. Şirketler bu konuda bir prosedür belirlemeli; her bordro döneminde hangi verilerin kimin tarafından üretileceği ve ne zaman mali müşavire aktarılacağı tanımlanmalıdır.
İdeal yapı şu şekilde olabilir:
Bu yapı sayesinde hem yasal uygunluk sağlanır hem de süreçteki her adım kayıt altına alınarak denetlenebilir hâle gelir.
Birçok şirket, bordro sürecinde uygulanabilecek vergi teşvikleri ve SGK muafiyetlerinden habersizdir ya da bunları nasıl uygulayacağı konusunda kararsız kalır. Burada hem İK'nın hem de mali müşavirin rollerinin tekrar belirlenmesi gerekir.
İK'nın görevi; teşvik kapsamına giren çalışanları, istihdam türlerini ve çalışma modellerini eksiksiz bildirmektir. Örneğin genç istihdam, engelli istihdamı ya da ilk işe giriş gibi kriterlerin sağlanıp sağlanmadığını belirlemek İK’nın işidir. Mali müşavir ise bu bilgilere göre, yasal teşviklerin doğru şekilde bordroya yansımasını ve beyannameye dahil edilmesini sağlar.
Bu alan, şirketlerin maliyet avantajı elde edebileceği kritik bir fırsat alanıdır. Yanlış ya da eksik uygulanması ise hem mali kayıplara hem de geriye dönük cezai yaptırımlara yol açabilir.
Günümüzde bordro süreçlerinin dijital sistemlerle yürütülmesi, hem İK'nın veri üretim süreçlerini hızlandırır hem de mali müşavir ile veri paylaşımını kolaylaştırır. Özellikle bordro yazılımları sayesinde:
Bu sistemler, manuel hataları en aza indirirken; bordroda şeffaflık, hız ve doğruluk sağlar.
Bordro yönetimi, İK ve Mali Müşavirlerin ortak çalışmasını gerektiren bir süreçtir. İK, çalışan verilerinin doğruluğundan ve güncelliğinden sorumluyken, Mali Müşavirler bu verileri yasal çerçevede işleyerek ödeme süreçlerini yönetir. İş birliği eksikliği, hatalı bordro ödemeleri, vergi cezaları ve çalışan memnuniyetsizliğine yol açabilir.
Şirketlerin, her iki birimin de rol ve sorumluluklarını net bir şekilde tanımlaması, düzenli koordinasyon toplantıları yapması ve otomasyon araçlarından faydalanması, bordro süreçlerinin verimliliğini artıracaktır.
Bordro denetimi sırasında nelere dikkat edilir? İşverenler hangi risklere karşı hazırlıklı olmalı? Bordro süreçlerinde yasal uyum için detaylar yazımızda!
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
