İK yöneticisi olarak; puantaj, izin talepleri ve özlük belgelerini aynı anda toparladığınız ay sonundaki günleri bilirsiniz. Böyle durumlarda size yardımcı olacak bir uygulama veya program büyük önem taşır; iş yükünü hafifletir, hata payını minimize eder.
Sosyal medyada gördüğünüz puantaj tablosu veya yapay zekâyla hazırlanmış HTML aracı belki ilk denemede işinize yarayabilir. Ancak çalışan ve süreç sayısı arttıkça dosyanın güncelliği, erişim yetkileri ve hata anındaki destek önem kazanır. Özellikle vardiyalar, yeni çalışanlar ve izinler arttıkça doğru sürümü bulmak, formülleri güncellemek ve erişimi izlemek ayrı bir işe dönüşür.
Peki ne yapmak gerekir? Doğru İK yazılımı hangisidir? Hangi çözümleri sunmalıdır?
SaaS İK yazılımı uygulamanın yanında belirli bir hizmet kapsamı sunar. Güncelleme, bakım, destek kanalı ve veri işleme koşulları sağlayıcıya göre değişir. Bu nedenle ürün özellikleriyle teklif ve sözleşme koşulları birlikte anlam kazanır.
Veri güvenliği ve KVKK, günlük kayıtlarla birlikte düşünülür
Özlük belgeleri, izin talepleri ve puantaj kayıtları kişisel bilgiler içerir. KVKK, veri sorumlusunun teknik ve idari tedbirlere ilişkin yükümlülüklerini tanımlar; yazılım kullanmak bu sorumluluğu ortadan kaldırmaz. Veri sorumlusu ve sağlayıcının rolleri, gerçek işleyiş ve sözleşme kapsamında değerlendirilir.
Erişimin kimlere açık olduğu, kayıtların hangi amaçla işlendiği, hizmet bitince nasıl taşınacağı veya silineceği somut başlıklardır. Yurt dışına aktarım varsa dayanak ve güvenceler de gündeme gelir. “KVKK uyumlu” ifadesi tek başına bütün yanıtları vermez.
İyi destek, yoğun günde belirsizliği azaltır
Bir çalışan izin talebini göremediğinde veya puantajda fark oluştuğunda, İK ekibinin yanıtı nereden alacağını bilmesi işleri rahatlatır. Destek kanalı, kapsamı, saatleri, yanıt beklentisi ve güncelleme duyuruları günlük kullanımın parçasıdır. Bu koşulların teklif veya sözleşmede açıklanması beklentileri netleştirir.
Mobofis, personel kayıtlarını ve izin akışını düzenlemeye yardımcı olur
Mobofis’in dijital özlük dosyası, çalışan belgelerini merkezi arşivde toplar; ürün sayfasında şifreli arşiv ve rol bazlı yetkilendirme açıklanır. İK ekibi belgelere personel kaydının bulunduğu yerden erişebilir. Bu özellikler kayıt düzenini destekler, kurumun KVKK sorumluluklarının yerine geçmez.
Mobofis izin yönetiminde çalışan talebi mobil uygulamadan oluşturulur, yönetici ve İK onay adımlarında ilerler; izin bakiyesi sistemde izlenir. Böylece talep ve onaylar e-posta ve kâğıt formlara dağılmadan takip edilebilir.
Mobofis Yardım Merkezi’nde kullanım rehberleri, kılavuzlar ve videolar bulunur. Sorular iletişim formu veya destek e-postası üzerinden iletilebilir. Yanıt süresi ve özel destek kapsamı güncel hizmet koşullarına bağlıdır.
Doğru seçim, kendi iş akışınızda karşılığını bulur
Demo sırasında kendi günlük akışınızla ilerlemek karşılaştırmayı somutlaştırır. Örneğin izin talebinin hangi onaylardan geçtiği, çalışan dosyasına hangi rolün eriştiği ve puantaj farkının hangi kanaldan bildirildiği görünür olur. Hizmet bittiğinde kayıt aktarımının nasıl ilerleyeceği de aynı sürecin parçasıdır. Bu akışların ürün ve yazılı koşullarla örtüşmesi, özellik sayısından daha açıklayıcıdır.
İK yazılımı seçimi güvenlik, hizmet ve günlük işleyiş birlikte değerlendirildiğinde netleşir. Mobofis’in dijital özlük dosyası ve izin yönetimi, belgeler ile izin akışının ürün içindeki karşılığını gösterir; veri işleme ve destek koşulları güncel hizmet şartlarıyla birlikte ele alınır.
Mobofis’in dijital özlük dosyası ve izin yönetimi sayfaları, bu süreçlerin ürün içindeki karşılığını gösterir.