PDKS ve İş Kanunu Uyumu: Şirketiniz İçin Riskleri Azaltın

PDKS ve İş Kanunu Uyumu: Şirketiniz İçin Riskleri Azaltın

PDKS sistemlerinin İş Kanunu’na uyumu neden kritik? İş hukuku risklerini azaltmak için yapmanız gerekenler ve otomasyon çözümleri bu rehberde!Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS), işletmelerde çalışma sürelerinin takibi, fazla mesai hesaplamaları ve ücret yönetimi için kritik öneme sahiptir. Ancak, 4857 Sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler, PDKS kullanımında belirli yükümlülükler getirmektedir.

• 2024 verilerine göre, PDKS uyumv jsuzluğundan kaynaklanan denetim cezaları %35 artış gösterdi.
• Yargıtay kararları, elektronik kayıtların hukuki geçerliliği için uyum şartını vurguluyor.

PDKS’niz İş Kanunu’na uygun değilse, idari para cezaları, çalışan davaları ve marka itibarı kaybı riskiyle karşı karşıyasınız demektir.

PDKS Nedir ve Neden Önemlidir?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların giriş-çıkış saatlerini, fazla mesailerini ve izin durumlarını takip eden dijital bir sistemdir. Özellikle işverenler için verimlilik artışı, personel yönetiminin kolaylaştırılması ve hukuki yükümlülüklere uyum sağlanması açısından büyük avantajlar sunar.

İş Kanunu çerçevesinde, çalışanların çalışma saatleri, fazla mesai hesaplamaları ve izin süreçleri titizlikle takip edilmelidir. Aksi takdirde, şirketler ciddi yaptırımlarla karşılaşabilir. Bu nedenle, PDKS kullanımı yalnızca operasyonel bir avantaj değil, aynı zamanda hukuki bir zorunluluk haline gelmiştir.

PDKS’nizi Yasal Uyuma Nasıl Getirirsiniz?

1. Uyumlu Bir PDKS Yazılımı Seçin

• SGK entegrasyonu olan,
• Çalışan onayı alabilen,
• Yargıtay standartlarına uygun raporlama yapabilen sistemler tercih edin.

2. Düzenli Denetim ve Raporlama Yapın

• Aylık çalışma süresi raporlarını çalışanlara imzalatın.
• Yedekleme: Kayıtları 5 yıl saklayın.

3. Hukuk Danışmanlığı Alın 

İş hukuku uzmanlarıyla PDKS politikalarınızı gözden geçirin.

PDKS'nin İş Kanunu'na Uygun Şekilde Kullanılması

1. Çalışma Saatleri ve Fazla Mesai Takibi

İş Kanunu'na göre bir çalışanın haftalık normal çalışma süresi en fazla 45 saat olarak belirlenmiştir. Bu sürenin aşılması halinde, fazla mesai uygulanır ve işverenin fazla mesai ücretlerini ödemesi gerekir.

PDKS ile Avantajlar:

• Çalışanların giriş-çıkış saatlerini otomatik olarak kaydeder.
• Fazla mesai sürelerini anında hesaplayarak işverenin yasal düzenlemelere uyumunu sağlar.
• Çalışanların çalışma süresi ihlallerini önceden tespit etmeye yardımcı olur.

2. İzin Yönetimi ve İş Kanunu’na Uyumluluk

İş Kanunu’na göre, çalışanlar yıllık izin, hastalık izni ve resmi tatiller gibi belirli haklara sahiptir. PDKS sistemleri, bu izinleri otomatik olarak kaydederek işverenin eksik ödeme yapmasını veya izinleri yanlış hesaplamasını önler.

Yıllık İzin: Çalışanlar, ilk yılını doldurduktan sonra asgari 14 gün yıllık izin hakkına sahiptir. 

Raporlu Günler: Çalışanların hastalık izinleri takip edilerek SGK bildirimleri kolaylaştırılır. 

Resmi Tatiller: Çalışanların resmi tatil günlerinde çalışması durumunda ek ücret hesaplamaları doğru şekilde yapılır.

PDKS Uygulamaları KVKK’ya Uygun mu?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, çalışanların biyometrik verileri (parmak izi, yüz tanıma vb.) gibi hassas bilgiler özel nitelikli veri olarak kabul edilmektedir. PDKS sistemlerinin KVKK’ya uygun olması için:

• Çalışanlardan açık rıza alınmalıdır.
• Veriler yalnızca iş amaçlı kullanılmalı ve belirli sürelerle saklanmalıdır.
• Gereksiz veri toplanmamalı ve yetkisiz kişilerle paylaşılmamalıdır.

KVKK’ya uyumlu PDKS sistemleri, çalışanların verilerini güvenli bir şekilde işleyerek hem şirketin hem de çalışanların haklarını koruma altına alır.

Yüz Tanıma Sistemi İle Mesai Takibi Uygulaması Anayasaya Uygun mu?

Yüz tanıma sistemi ile mesai takibi, Anayasa’nın özel hayatın gizliliğini koruma ilkeleri ve KVKK hükümleri çerçevesinde değerlendirilmelidir. Anayasa Mahkemesi’nin kararlarına göre:

• Çalışanlardan açık rıza alınmadan yüz tanıma sistemlerinin kullanılması hukuka aykırı olabilir.
• Orantılılık ilkesi gözetilmeli ve gereksiz biyometrik veri toplanmamalıdır.
• Alternatif kimlik doğrulama yöntemleri (kartlı sistemler vb.) sunulmalıdır.

Şirketler, biyometrik PDKS sistemlerini kullanırken mevzuata tam uyum sağlayan çözümleri tercih etmelidir.

Bordro ve Ücret Hesaplamalarında Doğruluk

Yanlış yapılan bordro hesaplamaları hem işveren hem de çalışanlar için ciddi sorunlara yol açabilir. PDKS sistemleri, çalışma saatlerini eksiksiz kayıt altına alarak bütün bordro süreçlerini otomatikleştirir.

Bordro Süreçlerinde PDKS Kullanmanın Faydaları:

• Çalışanların hak edilen ücretlerinin doğru hesaplanmasını sağlar.
• Eksik veya hatalı ödeme riskini ortadan kaldırır.
• İşverenin, maaş ve fazla mesai ödemelerini mevzuata uygun şekilde yapmasını garantiler.

PDKS Kullanmazsanız Karşılaşabileceğiniz Riskler

İdari Para Cezaları
2024’te güncellenen cezalar: Uyumsuz PDKS kullanımı için işveren başına 15.000 TL’ye kadar ceza uygulanabilir.

Çalışan Davaları ve Tazminatlar
Örnek Vaka: Bir tekstil firması, PDKS kayıtlarını çalışanlara onaylatmadığı için 85.000 TL tazminat ödemek zorunda kaldı.

SGK Denetimlerinde Ek Maliyetler
Eksik kayıtlar, SGK prim borcu tahakkukuna ve geçmişe dönük incelemelere neden olabilir.

(Tablo: PDKS Uyumsuzluğunun Olası Sonuçları)

PDKS’nin Uzaktan ve Esnek Çalışma Sistemlerinde Sunduğu Avantajlar

Uzaktan ve esnek çalışma sistemlerinde PDKS programları, çalışanların çalışma saatlerini doğru şekilde takip etmek, izin yönetimini kolaylaştırmak ve şirket içi iletişimi güçlendirmek açısından büyük avantajlar sunar.

PDKS ile Uzaktan Çalışmada Sağlanan Faydalar:

• Çalışma saatlerinin doğru takibi sağlanır.
• İzin ve vardiya planlaması daha verimli yapılır.
• Çalışan bağlılığı artırılarak kurum aidiyeti güçlendirilir.

PDKS Sisteminiz Neden Bulut Sunucuda Olmalıdır?

Bulut tabanlı PDKS sistemleri, iş mahkemeleri tarafından daha güvenilir veri kaynağı olarak kabul edilmektedir. Geleneksel “on-premises” sistemler, işletmenin kendi sunucularında saklandığından manipülasyon riski taşıyabilir. Bu nedenle, bulut tabanlı sistemler şu avantajları sunar:

Güvenlik: Yetkisiz erişimlere karşı gelişmiş veri koruma sağlar. 

Anlık Erişim: Çalışma verilerine her yerden erişim imkanı sunar.

Düşük Maliyet: Altyapı ve bakım maliyetlerini azaltır.

Mobofis PDKS Sistemi ve Yasal Uyumluluk

Mobofis, insan kaynakları dijital yönetim çözümleriyle tüm süreçlerinizi tek platformdan yönetin, insan kaynakları yönetiminizi dijitalleştirin.

1.  Çalışan mesai saatlerini kolayca takip edin, puantaj süreçlerini hızlandırın!

• Mobil PDKS ile anlık mesai takibi yapın.

• Konum ve IP doğrulama ile güvenli mesai giriş çıkış takibi yapın.
   
• Otomatik puantaj hesaplama ile iş gücü planlamanızı kolaylaştırın.

2. İzin taleplerini tek tıkla onaylayın, yıllık izin süreçlerini yönetin!

• Mobil izin talepleri ile çalışanlarınız kolayca izin başvurusu yapsın.

• İzin onay akışı sayesinde anlık onay verin.
   
• Yıllık izin ve mazeret izinleri ile planlamayı kolaylaştırın.

3. Tüm çalışan bilgilerini merkezi bir sistemde saklayın!

• Özlük bilgileri yönetimi ile çalışan kayıtlarını eksiksiz tutun.

• Pozisyon değişikliği takibi ile organizasyon yapınızı dinamik yönetin.
   
• Dosya paylaşımı ile evrak süreçlerini kolaylaştırın.

4.  Esnek vardiya planlaması ile operasyonel süreçleri iyileştirin!

• Esnek planlama özelliği ile vardiya süreçlerini hızlandırın.

• Onay süreci sayesinde vardiya değişikliklerini takip edin.

5.   Dijital zimmet yönetim özelliği  ile şirket kaynaklarınızı eksiksiz takip edin!

• Şirket kaynaklarınızı belirleyerek zimmet yönetimini dijitalleştirin.

• Envanter takibi ile tüm ekipmanlarınızı kayıt altında tutun.
   
• Zimmetleri raporlayın ve kaynak kullanımını detaylı analiz edin.

6. Şirket içi iletişimi güçlendirin!

• Gündem ve oylamalar ile çalışanlarınızıi bilgilendirin.

• Anketler ve duyurular ile çalışan görüşlerini toplayın.
   
• Öneri ve şikayet yönetimi sayesinde geri bildirim süreçlerini iyileştirin.

7.  İnsan kaynakları süreçlerinizi dijitalleştirin!

• İşe başlama ve işten ayrılma süreçlerini tek bir ekrandan yönetin.

8.  Şirket araçlarınızı kolayca yönetin, araç rezervasyon süreçlerini hızlandırın!

• Rezervasyon sistemi ile araç kullanımlarını planlayın.

• KM takibi ve kasko & sigorta özellikleri ile maliyetleri dijital olarak takip edin.
   
• Bakım ve muayene takibi sayesinde araçlarınızı düzenli kontrol edin.

9.  İnsan kaynakları online yönetim ile  organizasyonunuzu uçtan uca yönetin!

• Çoklu şirket yönetimi ile operasyonları tek ekrandan takip edin.

• Departman ve birim yönetimi ile insan kaynakları yönetimini dijitalleştirin.

Mobofis ile tüm insan kaynakları süreçlerinizi dijitalleştirin! Şimdi deneyin ve insan kaynakları yönetimini kolaylaştırın!