PDKS ile Fazla Mesai Takibi Nasıl Yapılır? Yasalara Uygun Adım Adım Rehber
Fazla mesai takibi, hem çalışan haklarının korunması hem de işverenin yasal yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmesi açısından oldukça önemlidir. Bu süreci hatasız yönetmenin en etkili yollarından biri ise PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) kullanmaktır. Peki, PDKS ile doğru fazla mesai takibi nasıl yapılır? Bu yazımızda, fazla mesai takibinde PDKS’nin sağladığı avantajları, doğru kullanım yöntemlerini ve dikkat edilmesi gereken noktaları ele alıyoruz.
PDKS Nedir?
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların işe giriş-çıkış saatlerini elektronik olarak kayıt altına alan bir otomasyon sistemidir. Kartlı geçiş, parmak izi, yüz tanıma gibi biyometrik sistemlerle entegre çalışan PDKS, hem zaman yönetimini kolaylaştırır hem de fazla mesai gibi hesaplamaların doğru yapılmasını sağlar.
Fazla Mesai Nedir ve Neden Önemlidir?
Fazla mesai, haftalık 45 saati aşan çalışmaları ifade eder. Çalışanların bu sınırı aşması durumunda, yasal olarak %50 zamlı ödeme yapılması zorunludur. Fazla mesai, çalışanların normal çalışma saatleri dışında yaptıkları işlerdir. Doğru takip edilmediğinde:
- Yasal uyumsuzluklar ve cezalar doğurabilir.
- Çalışan motivasyonu düşebilir.
- İşletme maliyetleri kontrolsüz artabilir.
Bu nedenle, PDKS gibi otomatik sistemlerle fazla mesai yönetimi büyük önem taşır.
İş Kanunu’na Göre Fazla Mesai Şartları
- Yıllık en fazla 270 saat fazla mesai yapılabilir.
- Çalışanın yazılı onayı alınmadan fazla mesai yaptırılamaz.
- Fazla mesaiye ilişkin tüm verilerin belgelendirilmesi gerekir.
- Resmi tatil ve bayram günlerinde çalışılan süreler, fazla mesai kapsamında değerlendirilir ve farklı oranlarla ücretlendirilir.
Fazla Mesai Hesaplamasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Net çalışma süresinin doğru hesaplanması
- Molaların ve ara dinlenmelerin dikkate alınması
- İzinli olunan günlerin sistemde doğru tanımlanması
Fazla Mesai Takibinde Neden PDKS Kullanılmalı?
Manuel Takibin Riskleri
Çalışma sürelerini kağıt, Excel dosyaları veya manuel sistemlerle takip etmek;
- İnsan hatalarına açık,
- Zaman kaybettiren,
- Hukuki açıdan risk barındıran bir yöntemdir.
Bu hatalar; yanlış fazla mesai ödemeleri, çalışan şikayetleri ve hatta yasal yaptırımlarla sonuçlanabilir.
PDKS ile Doğru Fazla Mesai Takibi Nasıl Yapılır?
1. Giriş-Çıkış Bilgilerini Otomatik Toplayın
PDKS sistemleri sayesinde çalışanların işe geliş-gidiş zamanları otomatik olarak kayıt altına alınır. Bu bilgiler, günlük veya haftalık olarak fazla mesai analizi yapılmasında temel veriyi oluşturur.
Akıllı Çalışma Planları Oluşturun
PDKS sistemleri ile vardiya planlama, molaların tanımlanması, izin günleri entegrasyonu gibi özellikleri kullanarak fazla mesaiyi önceden öngörebilir, personel planlamasını daha verimli hale getirebilirsiniz.
2.Fazla Mesai Saatlerini Otomatik Olarak Hesaplayın
Sistem, haftalık 45 saati geçen süreleri otomatik olarak tespit eder ve fazla mesai ücret hesaplaması yapar. Bu, bordro süreçlerinde zamandan ve personelden tasarruf sağlar.
Bordro Entegrasyonu ile Hızlı İşlem
PDKS yazılımınızı bordro sistemine entegre ederek, fazla mesai ücretlerini tek tıklamayla bordroya yansıtabilirsiniz. Böylece hızlı, doğru ve tutarlı bir süreç elde edilir.
3. Tatil ve İzin Bilgilerini Entegre Edin
Yanlış yapılan fazla mesai hesaplarının çoğu, izin günlerinin yanlış tanımlanmasından kaynaklanır. PDKS ile izin, rapor ve resmi tatil bilgilerini sisteme tanımlayarak bu tür hataların önüne geçebilirsiniz.
İK Politikalarına Uyumlu Ayarlar
PDKS sistemlerinde;
- Resmi tatil günleri,
- Haftalık izinler,
- Hastalık izinleri,
- Ücretsiz izinler, ayrıntılı olarak tanımlanabilir.
4. Detaylı Raporlama ile Süreci Takip Edin
PDKS, farklı seviyelerde detaylı raporlama imkanı sunar:
- Kişiye özel fazla mesai raporu
- Departman bazlı analiz
- Aylık/yıllık karşılaştırmalar
- Anlık kontrol panelleri (dashboard) Bu sayede yöneticiler, hem kısa vadeli hem de stratejik kararlar alabilir.
PDKS ile Doğru Fazla Mesai Takibi Adımları
1. PDKS Kurulumu ve Entegrasyon
- Biyometrik veya kartlı sistemlerle çalışan giriş-çıkış verileri kaydedilmelidir.
- ERP veya bordro sistemleriyle entegre çalışarak veri akışı sağlanmalıdır.
2. Fazla Mesai Kurallarının Tanımlanması
3. Onay Mekanizmalarının Oluşturulması
- Yönetici onayı zorunlu tutularak kontrol sağlanmalıdır.
- Anlık bildirimlerle çalışan ve yönetici sürece dahil edilmelidir.
4. Raporlama ve Analiz
- Aylık fazla mesai raporları oluşturularak maliyetler izlenmelidir.
- Çalışan başına fazla mesai eğilimleri analiz edilerek önlem alınmalıdır.
3. Maliyet Kontrolü ve Raporlama
- Fazla mesai ücretleri otomatik hesaplanarak bütçe planlaması yapılabilir.
- Detaylı raporlarla verimlilik analizi mümkün hale gelir.
PDKS Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Doğru Cihaz Seçimi
Her işletmenin yapısı farklıdır. Bu nedenle, PDKS cihazı seçerken;
- Personel sayısı,
- Giriş-çıkış yoğunluğu,
- Güvenlik hassasiyeti gibi kriterler göz önünde bulundurulmalıdır.
Yasal Düzenlemelere Uygunluk
İş Kanunu’na göre fazla mesai, çalışan rızası ile yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır. PDKS bu kayıtları sağlar; ancak sistemin güncel yasal mevzuatlara uygun çalıştığından emin olunmalıdır.
Personel Bilgilendirmesi
Çalışanlar, PDKS sistemlerinin nasıl çalıştığı konusunda bilgilendirilmelidir. Bu sayede şeffaflık sağlanır ve güven oluşur.
Mobofis PDKS ile İnsan Kaynakları Yönetiminizi Dijitalleştirin!
Mobofis, insan kaynakları yönetimini dijitalleştirmek isteyen işletmeler için kapsamlı çözümler sunar. Tüm süreçlerinizi tek bir platformdan yönetin, zaman kazanın, operasyonel verimliliği artırın.
İzin Taleplerini Tek Tıkla Onaylayın, Yıllık İzin Süreçlerini Kolaylaştırın!
- Mobil izin talepleri sayesinde çalışanlarınız izin başvurusunu diledikleri yerden yapabilir.
- İzin onay akışı ile yöneticiler, taleplere anlık olarak geri dönüş sağlayabilir.
- Yıllık izin, mazeret izni ve doğum izni gibi farklı izin türlerini merkezi sistem üzerinden yönetin.
- Planlamayı kolaylaştıran takvim entegrasyonu ile izin çakışmalarını önleyin.
Tüm Çalışan Bilgilerini Tek Noktada Yönetin!
- Özlük bilgileri yönetimi ile çalışan kayıtlarını dijital ortamda eksiksiz tutun.
- Pozisyon ve departman değişikliklerini kolayca takip edin, organizasyonel şeffaflık sağlayın.
- Dosya paylaşımı özelliği ile işe giriş evrakları, sözleşmeler ve belgeleri güvenle saklayın.
Esnek Vardiya Planlaması ile Operasyonel Süreçlerinizi Optimize Edin!
- Esnek vardiya planlama özelliği ile vardiya listelerini kolayca oluşturun.
- Onay mekanizması ile yapılan vardiya değişikliklerini hızlıca yönetin.
- Hafta içi, hafta sonu veya nöbet sistemleri gibi farklı vardiya yapılarını kolayca tanımlayın.
Dijital Zimmet Takibi ile Şirket Kaynaklarınızı Koruyun!
- Zimmet yönetimi sayesinde bilgisayar, telefon, ekipman gibi kaynakları çalışan bazlı dijital olarak takip edin.
- Envanter yönetimi ile hangi ekipmanın kimde olduğunu görün.
- Raporlama araçları sayesinde kaynak kullanımını analiz edin, kayıpların önüne geçin.
Şirket İçi İletişimi Güçlendirin, Geri Bildirimi Artırın!
- Gündem, oylama ve anketler ile çalışanların sürece katılımını artırın.
- Duyuru ve bildirim sistemi sayesinde anlık bilgi akışı sağlayın.
- Öneri ve şikayet yönetimi ile çalışanlardan gelen geri bildirimleri organize edin ve izlenebilir hale getirin.
İnsan Kaynakları Süreçlerinizi Uçtan Uca Dijitalleştirin!
- İşe alım, oryantasyon ve işten ayrılma gibi süreçleri dijitalleştirerek zaman kazanın.
- Araç rezervasyon özelliği ile araç rezervasyonlarını kolaylaştırın, bakım ve sigorta süreçlerini merkezi olarak takip edin.
- Çoklu şirket yönetimi sayesinde holding yapılarında bile tek panelden tüm operasyonları kontrol edin.
- Departman ve birim yönetimi ile organizasyon yapınızı net bir şekilde yönetin.
Güvenli ve Anlık Mesai Takibi!
İnsan kaynakları yönetiminde zaman ve güvenlik kritik bir yer tutar. Mobofis’in sunduğu mobil PDKS sistemiyle çalışanlarınızın giriş-çıkış saatlerini konum ve IP doğrulaması ile güvenli bir şekilde kaydedin.
- Mobil PDKS uygulaması ile mesai takibi cep telefonlarından yapılabilir.
- Konum ve IP doğrulama sayesinde sahadaki ya da uzaktan çalışan personelin mesai giriş-çıkış saatlerini doğrulayın.
- Otomatik puantaj hesaplama özelliğiyle fazla mesai, eksik çalışma gibi bilgileri sistem otomatik olarak hesaplasın.
- Bu sayede hem iş gücü planlamasını iyileştirin, hem de mesai takip ve puantaj süreçlerini hızlandırın.
Şimdi Mobofis’i deneyin, tüm İK süreçlerinizi modern, dijital ve verimli bir yapıya kavuşturun. İnsan kaynakları yönetimi hiç bu kadar kolay olmamıştı
