Dijitalleşme iş hayatını hızlandırdı, süreçleri kolaylaştırdı ve kâğıdı büyük ölçüde ortadan kaldırdı. Bordrolar dijital ortamda paylaşılıyor, izin talepleri sistem üzerinden alınıyor, giriş-çıkış saatleri yazılı defterler yerine elektronik kayıtlarla takip ediliyor. Ancak konu bir iş uyuşmazlığına dönüştüğünde, dijitalleşmenin sağladığı bu kolaylıklar tek başına yeterli olmuyor. Mahkeme önüne gelindiğinde asıl soru şuna dönüşüyor: Bu dijital kayıt mahkemede geçerli bir delil mi?
Uygulamada en sık yapılan hata, her dijital kaydın otomatik olarak mahkemede geçerli dijital delil sayılacağı varsayımıdır. Oysa Türk hukukunda dijital kayıt ile hukuki anlamda güçlü delil arasında net bir ayrım vardır. Bu ayrımın çerçevesi, özellikle 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile HMK Madde 199 ve 202 hükümleriyle çizilmiştir.
Bir verinin elektronik ortamda tutuluyor olması, onun hukuki açıdan bağlayıcı olduğu anlamına gelmez. Dijital delil; yalnızca sistemde görünen bir kayıt değil, ne zaman oluşturulduğu, kim tarafından üretildiği ve sonradan değiştirilmediğinin ispatlanabildiği bir veridir. Mahkemeler için belirleyici olan da tam olarak bu güvenilirlik kriteridir.
Örneğin bir PDKS ekran kaydı ya da bordro görüntüsü teknik olarak mevcuttur. Ancak bu kayıtların geriye dönük olarak değiştirilebilmesi mümkünse ya da kimin müdahale ettiğinin izlenemediği bir yapı söz konusuysa, hâkim nezdinde bu kayıtların delil gücü zayıflar. Böyle durumlarda dijital veri, güçlü delil olmaktan çıkar ve yalnızca takdiri delil olarak değerlendirilir.
HMK Madde 199, belge kavramını klasik kâğıt anlayışının dışına çıkarır ve elektronik ortamda oluşturulan verileri de belge kapsamında değerlendirir. Ancak bu hüküm sıklıkla yanlış yorumlanır. Kanun, her elektronik verinin doğrudan güçlü delil olduğu sonucunu doğurmaz.
Mahkemeler, HMK 199 kapsamında sunulan dijital belgeleri değerlendirirken; belgenin üretildiği sistemi, erişim yetkilerini ve değiştirilebilirlik ihtimalini dikkate alır. Eğer sistem kayıtları üzerinde geriye dönük müdahale mümkünse ya da kayıtların bütünlüğü teknik olarak garanti altına alınmamışsa, bu belgeler ispat açısından zayıf kabul edilir.
HMK Madde 202, özellikle iş hukukunda dijital kayıtların kaderini belirleyen bir diğer kritik düzenlemedir. Belirli parasal sınırların üzerindeki hukuki işlemlerin yazılı delille ispatlanması gerekir. Fazla mesai alacakları, ücret uyuşmazlıkları ve bordro ihtilaflarında dijital kayıtların yazılı delil niteliği kazanabilmesi için güvenli bir altyapıya dayanması şarttır.
Aksi hâlde, işverenin sunduğu dijital kayıtlar tanık beyanlarıyla kolayca çürütülebilir. Uygulamada bu durum sıkça görülür ve çoğu zaman “sistem kaydı var” savunması mahkemeyi ikna etmeye yetmez.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, dijital belgelerin hukuki geçerliliği açısından belirleyici bir rol oynar. Kanuna göre güvenli elektronik imza, ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Bu düzenleme, dijital ortamda oluşturulan belgelerin güçlü delil hâline gelebilmesinin önünü açmıştır.
Ancak burada önemli bir ayrım vardır. Güvenli elektronik imza; kimliği doğrulanmış, sertifikaya dayalı ve inkâr edilemez bir işlemdir. Buna karşılık, kullanıcı adı ve şifreyle yapılan sistem işlemleri bu korumayı sağlamaz. Çoğu İK yazılımında tutulan standart log kayıtları, 5070 sayılı Kanun kapsamında güvenli elektronik imza niteliği taşımaz.
Bu noktada ProgNovia ve Karamercan Hukuk kaynaklarında özellikle vurgulanan önemli bir risk ortaya çıkar. Standart log kayıtları teknik olarak veri üretse de, hukuki güvenilirlik açısından zayıftır. Çünkü bu kayıtlar çoğu zaman silinebilir, değiştirilebilir veya geriye dönük olarak düzenlenebilir yapıdadır.
Mahkemeler de bu ihtimali dikkate alır. Eğer bir sistem yöneticisinin geçmiş kayıtlar üzerinde işlem yapabilmesi mümkünse, o kaydın delil değeri ciddi biçimde zedelenir. Bu nedenle Yargıtay kararlarında da standart sistem loglarının tek başına kesin delil olarak kabul edilmediği sıkça görülür.
Dijital delillerin güvenilirliğini artıran en önemli unsurlardan biri zaman damgasıdır. Zaman damgası, bir verinin belirli bir tarihte var olduğunu ve o tarihten sonra değiştirilmediğini teknik olarak ispatlar. Özellikle yetkili kurumlar tarafından sağlanan zaman damgaları, yargı pratiğinde güçlü bir dayanak oluşturur.
Zaman damgası bulunmayan dijital kayıtlar ise “sonradan oluşturulmuş olabilir” şüphesiyle karşı karşıya kalır. Bu şüphe, delilin tüm ispat gücünü ortadan kaldırabilir.
Yasal uyuşmazlıkların büyük bölümü bordro, fazla mesai, izin ve giriş-çıkış kayıtları etrafında şekillenir. Dijital sistemler bu süreçleri kolaylaştırsa da hukuki altyapı doğru kurulmadığında ciddi riskler doğar. Bordronun dijital ortamda paylaşılmış olması tek başına yeterli değildir; bu paylaşımın nasıl yapıldığı ve nasıl kayıt altına alındığı belirleyicidir.
Çalışan, bordroyu kabul etmediğini ya da fazla mesai kayıtlarının gerçeği yansıtmadığını ileri sürdüğünde, işverenin elindeki dijital kayıtlar güvenli değilse ispat yükü ağırlaşır. Bu durum, davanın sonucunu doğrudan etkileyebilir.
Mahkeme nezdinde geçerli bir dijital delilden söz edebilmek için, verinin hukuka uygun şekilde elde edilmiş olması gerekir. Yetkisiz erişim, gizlilik ihlali veya kanuna aykırı yöntemlerle elde edilen veriler delil olarak kabul edilmez. Bunun yanında, delilin toplandığı andan itibaren bütünlüğünün korunmuş olması büyük önem taşır.
Verinin sonradan değiştirilmediğinin teknik olarak ispatlanabilmesi gerekir. Aynı şekilde delilin kaynağının belli olması, kim tarafından ve hangi süreçlerden geçerek elde edildiğinin izlenebilir olması beklenir. Sunulan dijital verinin, uyuşmazlık konusu ile doğrudan ilişkili olması ve orijinal veriyi doğru şekilde yansıtması da mahkemenin değerlendirdiği temel unsurlar arasındadır.
Bugün artık soru “Dijital kayıt tutuyor muyuz?” değildir. Asıl soru, “Bu kayıt mahkemede geçerli dijital delil sayılır mı?” sorusudur. HMK Madde 199 ve 202, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve yargı içtihatları birlikte değerlendirildiğinde, standart loglara güvenmenin ciddi hukuki riskler barındırdığı açıktır.
Dijital delil üretmek; güvenli elektronik imza, zaman damgası ve bütünlüğü ispatlanabilir sistemlerle mümkündür. Aksi hâlde, en düzenli görünen dijital arşiv bile bir dava dosyasında etkisiz kalabilir. Çoğu işveren bu gerçeği ancak bir uyuşmazlık yaşadığında fark eder. Ve o noktada sorulan soru genellikle aynıdır: “Bu kayıt neden yeterli olmadı?”
Bordro tebligatlarında ıslak imza şart mı? Güncel mevzuat, ve dijital bordro tebligatının ispat gücünü detaylı şekilde inceliyoruz.
Yasal uyum, bordro mevzuatı, dijital bordro ve 2026 stratejik bordro yönetimi ve mevzuat hakkında kapsamlı bir rehber.
İK süreçlerinde hataları önlemek ve yasal riskleri azaltmak için dijital otomasyon çözümleri keşfedin.
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
