İnsan kaynakları ve bordro süreçleri söz konusu olduğunda, yıllardır değişmeyen bazı alışkanlıklar var. Dosyalar, klasörler, arşiv odaları ve en önemlisi de ıslak imzalar… Özellikle bordro tebligatları gündeme geldiğinde, pek çok işveren ve İK profesyoneli hâlâ aynı soruya takılıyor: “Islak imza olmadan bu iş olur mu?”
Dijitalleşmenin bu kadar hızlandığı, e-Devlet üzerinden onlarca işlemin yapılabildiği bir dönemde bile bordro tebligatlarında ıslak imza zorunluluğu konusu netleşmiş sayılmaz. Bunun temel nedeni, mevzuat ile sahadaki uygulamanın birebir örtüşmemesi.
Bugünkü yazımızda, “Islak imza bitiyor mu?” sorusuna ezber cevaplar vermek yerine, mevzuatın ne dediğini, uygulamanın nereye evrildiğini ve asıl riskin nerede olduğunu birlikte ele alacağız.
Bordro, sadece çalışana ödenen ücretin dökümü değildir. Aynı zamanda işveren açısından bordro, yalnızca çalışana ödenen ücretin dökümü değildir. Aynı zamanda işveren açısından yasal sorumluluğun, çalışan açısından ise hakların yazılı karşılığıdır. Bu noktada “tebligat” kavramı özellikle önem kazanır. Çünkü mesele yalnızca bordroyu hazırlamak değil, çalışana ulaştırıldığını ispatlayabilmektir.İşte bu ispat yükümlülüğü, yıllar boyunca ıslak imzayı neredeyse vazgeçilmez hâle getirmiştir. Bordronun çalışana tebliğ edilmesi, yani ulaştırılması ve bunun ispatlanabilir olması bu yüzden kritik kabul edilir.
Uygulamada en sık karşılaşılan soru da tam olarak buradan doğar: “Bordroyu hazırladık ama çalışanın bunu gerçekten gördüğünü nasıl ispatlayacağız?” Böylece bordro tebligatı, bordro teslimi, bordro mutabakatı ve doğal olarak ıslak imza kavramları aynı anda gündeme gelir. Bordro yönetiminde son yıllarda yaşanan mevzuat değişikliklerini keşfetmek için "2026 Bordro ve Mevzuat Rehberi" yazımızı inceleyebilirsiniz.
İş Kanunu’nda “bordro mutlaka ıslak imzalı olmalıdır” şeklinde açık bir hüküm yoktur. Ancak bu durum, ıslak imzanın tamamen gereksiz olduğu anlamına da gelmez. Mevzuatın altını çizdiği esas konu şudur: Bordronun çalışana verildiği ve içeriğinin çalışana bildirildiği ispatlanabilir olmalıdır. Yani hukuken aranan şey imzanın kendisi değil, tebligatın ispatıdır.
Uzun yıllar boyunca bu ispatın en güvenli yolu ıslak imza olarak kabul edildiği için, uygulama neredeyse otomatikleşmiştir. Denetimlerde, iş davalarında ve SGK incelemelerinde ıslak imzalı bordro, “en güçlü delil” olarak görülmüştür.
Mevzuat kadar önemli olan bir diğer konu da uygulamadaki kolaylaştırıcı unsurlardır. Örneğin SGK ve Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, ücretin banka yoluyla ödendiğinin belgelenmesi; yani banka dekontu veya bordroda IBAN bilgisinin yer alması, çoğu durumda ayrıca bir ıslak imza arayışını ortadan kaldırır.
Başka bir ifadeyle, ücretin kayıtlı ve izlenebilir bir kanaldan ödenmesi, başlı başına hukuki geçerlilik sağlar. Buna ek olarak, 24 Temmuz 2025’te yürürlüğe giren 7555 sayılı Kanun, İş Kanunu’na önemli bir esneklik getirmiştir. Bu düzenlemeyle birlikte, işçinin yazılı onayı alınması şartıyla; bordro gibi bildirimlerin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla yapılabilmesi mümkün hâle gelmiştir.
KEP ile yapılan tebligatın hukuken ıslak imzalı tebliğe eş değer kabul edilebileceği anlamına gelir. Ancak burada kritik bir detay vardır: İşçiden, bu yöntemi kabul ettiğine dair önceden yazılı (ıslak imzalı veya e-imzalı) bir onay alınması zorunludur. Önemli bir not olarak belirtmek gerekir ki, iş sözleşmesinin feshi bu kapsamın dışındadır.
İşverenler için bordro, en sık uyuşmazlığa konu olan belgelerden biridir. Ücret, fazla mesai, eksik ödeme veya kesinti iddiaları genellikle bordro üzerinden tartışılır. Bir dava veya denetim sürecinde, üzerinde çalışanın imzası bulunan bir bordro sunmak, işveren açısından güçlü bir savunma sağlar. Bu nedenle ıslak imza zamanla “zorunluluktan” çok, riskten kaçınma refleksi hâline gelmiştir.
Son yıllarda İK ve bordro süreçlerinde ciddi bir dijital dönüşüm yaşanıyor. e-İmza, zaman damgası, elektronik tebligat ve online İK yazılımları artık günlük hayatın parçası.
Bugün bordrolar yalnızca fiziki olarak teslim edilmiyor; e-posta yoluyla iletilebiliyor, İK yazılımları üzerinden görüntülenebiliyor ve çalışan portallarında güvenli şekilde saklanabiliyor.Ancak burada kritik soru değişmiyor: “Dijital ortamda iletilen bir bordro, ıslak imzalı bordronun yerini tutar mı?” Bu soruya tek kelimelik bir cevap vermek mümkün değil. Çünkü her dijital yöntem aynı hukuki güce sahip değildir.Örneğin güvenli elektronik imza, elle atılan ıslak imzayla tamamen eş değer hukuki geçerliliğe sahiptir. KEP, işçi onayıyla birlikte tebligatın yapıldığını ve içeriğin değişmezliğini ispatlayan güçlü bir yöntemdir. Buna karşılık, yalnızca sıradan e-posta veya ek kayıt olmadan kullanılan şirket portalları, hukuki açıdan hâlâ tartışmaya açıktır.
Uygulamada sıkça duyulan bir diğer kavram da bordro mutabakatıdır. Aslında mevzuatta birebir tanımlanmış bir “mutabakat” zorunluluğu yoktur. Ancak uygulamada bu kavram, çalışanın bordroyu gördüğünü ve inceleme fırsatı bulduğunu ifade eder.Islak imzalı bordro da tam olarak bunu sağlar. Ancak dijital sistemlerde bu mutabakat;
gibi unsurlarla da sağlanabilir. Yani mutabakat artık tek başına kağıt ve kalemle sınırlı değil. Tartışma artık “imza var mı yok mu?” ekseninden çıkıp, “kayıtların güvenilirliği“ eksenine kaymıştır. Bu noktada, Yargıtay'ın bir içtihadını hatırlatmakta fayda var: Bir çalışan, kendisine sunulan ve üzerinde hiçbir ihtirazi kayıt (şerh, itiraz) koymadan ıslak imza attığı bordroyla bağlı sayılır. Yani, imza atıp sonradan "Ben bunu kabul etmiyordum" demek kolay değildir. Dijital mutabakat sistemlerinin de bu "bağlayıcılık" ve "onay" işlevini güvenilir şekilde yerine getirmesi beklenir.
İşin en kritik noktası burası. Çünkü İK ekiplerinin asıl korkusu teorik değil, pratiktir. “Bir denetimde bu kayıt kabul edilir mi?” Bugünkü uygulamalara bakıldığında şunu söylemek mümkün: Eğer bordro;
Islak İmza Hangi Durumlarda Hâlâ Gerekli Sayılıyor?
Her ne kadar dijitalleşme hızlansa da, bazı durumlarda ıslak imza hâlâ tercih ediliyor:
Bu nedenle “Islak imza tamamen bitti” demek şu an için iddialı olur. Ancak zorunluluktan alışkanlığa dönüşmüş bir uygulama olduğunu söylemek yanlış olmaz.
Asıl risk, ıslak imzanın olmaması değil; kayıtların olmamasıdır. Bordroyu çalışana vermek yetmez. Bunu ne zaman verdiğinizi, çalışanın görüp görmediğini ve itiraz hakkının bulunduğunu gösterebilmeniz gerekir. Islak imza olmadan ama güçlü bir dijital kayıtla ilerlemek mümkündür. Islak imza varken bile, kayıt düzgün tutulmuyorsa risk devam eder.
Bordro Tebligatlarında Islak İmza Zorunluluğu Sona mı Eriyor?
İK ekipleri artık şunu çok net görüyor: Kağıt, imza, dosyalama ve arşiv süreçleri sadece zaman değil, hukuki risk de yaratıyor.
Dijital sistemler sayesinde;
Belki de doğru soru şudur: Islak imza gerçekten bitiyor mu, yoksa anlam mı değiştiriyor? Bugün gelinen noktada bordro tebligatlarında asıl önemli olan şey imzanın fiziksel olması değil; tebligatın ispatlanabilir, güvenli ve değiştirilemez olmasıdır.
Mevzuat banka ödemeleri ve KEP gibi yöntemlerle bu dönüşüme alan açıyor. Bu da bizi, kağıtla dijitalin bir arada yürüdüğü hibrit bir döneme taşıyor. İK’da dijitalleşme artık bir tercih değil. Bordro süreçlerinde de soru şu değil: “Islak imza gerekli mi?” Asıl soru şu: “Bu bordroyu gerekli durumlarda nasıl ispatlayacağım?” Ve bu sorunun cevabı artık yalnızca mürekkeple değil, güvenilir dijital kayıtlarla da yazılıyor.
Dijital imza nedir, nasıl kullanılır ve yasal geçerliliği var mı? İş süreçlerinizde dijital imza ile hız, güvenlik ve verimlilik sağlayın.
Çalışanın dijital imzası iş sözleşmesi fesihlerinde geçerli midir? Elektronik imzanın yasal boyutunu ve iş hukukundaki yerini keşfedin.
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
