Bordroda İkramiye ve Prim Ödemeleri Nasıl Gösterilir?

Bordroda İkramiye ve Prim Ödemeleri Nasıl Gösterilir?

İşverenlerin çalışanlara sunduğu ek ödemeler, sadece maaşla sınırlı kalmaz. Performansa bağlı prim ödemeleri ve belli dönemlerde verilen ikramiyeler, bordroda doğru ve şeffaf bir şekilde yer almadığında hem çalışanlar için kafa karışıklığı yaratabilir hem de işverenler için hukuki riskler doğurabilir. Bu nedenle, İK departmanları ve mali müşavirler arasında sürekli iletişim ve bordro sisteminde net tanımlar yapılması kritik öneme sahiptir.

Bu yazıda, bordroda ikramiye ve prim ödemelerinin nasıl gösterilmesi gerektiğini, yasal düzenlemeleri, dikkat edilmesi gereken hususları ve dijital bordro sistemlerinde bu ödemelerin nasıl takip edildiğini kapsamla ele alıyoruz.

İkramiye ve Prim Ödemesi Arasındaki Fark Nedir?

İkramiye, çoğu zaman takvimsel bir plana bağlı olarak (bayram ikramiyesi, yıl sonu ödülü gibi) çalışanlara sunulan ek ödemedir. Genellikle tüm çalışanlara ya da belli bir gruba eşit şartlarla verilir.

Prim ödemesi ise performansa dayalıdır. Belirli bir hedefin tutturulması, projede başarılı olunması ya da bölüm bazlı başarı kriterlerine bağlı olarak verilir. Prim sistemi genelde bireysel ya da takım bazlı planlanır ve bu nedenle çalışanlar arasında farklılıklar gösterebilir.

Bu iki ödeme kaleminin bordroda doğru şekilde ayrıştırılması gerekir. Çünkü yasal ve muhasebesel olarak farklı uygulamalara tabidirler.

Bordroda İkramiye ve Primlerin Hesaplanması

İkramiye ve primlerin bordroya yansıtılmasında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, bu ödemelerin brüt ücrete dahil edilmesi ve vergi kesintilerinin doğru hesaplanmasıdır.

• Brüt ücret üzerinden hesaplama: İkramiye ve primler, çalışanın brüt maaşına eklenir. Örneğin, bir çalışanın aylık brüt maaşı 10.000 TL ise ve 2.000 TL ikramiye alıyorsa, toplam brüt ücret 12.000 TL olarak hesaplanır.
   
• SGK primi kesintisi: İkramiye ve primler, sigorta matrahına dahil edilir ve %14 oranında SGK primi kesilir.
   
• Gelir vergisi stopajı: Bu ödemeler, gelir vergisine tabidir. 2024 yılı için gelir vergisi dilimleri dikkate alınarak hesaplama yapılmalıdır.

Örneğin, 2.000 TL ikramiye alan bir çalışan için:

• SGK primi: 2.000 TL x %14 = 280 TL
• Gelir vergisi (varsayılan %15): 2.000 TL x %15 = 300 TL
• Net ikramiye: 2.000 TL - (280 TL + 300 TL) = 1.420 TL

Bu hesaplamalar, bordro yazılımları tarafından otomatik olarak yapılabilir, ancak işverenlerin süreci kontrol etmesi önemlidir.

Vergi ve SGK Açısından İkramiye ve Primler

İkramiye ve prim ödemeleri, SGK primi ve gelir vergisi açısından farklı değerlendirilebilir. Özellikle, yıllık ikramiyeler ve düzenli primler farklı vergi uygulamalarına tabi olabilir.

• SGK primi istisnaları: Bazı ikramiyeler (örneğin, bayram ikramiyeleri) belirli limitler dahilinde SGK matrahına dahil edilmeyebilir. Ancak, bu istisnaların şartları iyi bilinmelidir.
   
• Gelir vergisi istisnası: Yılda bir verilen ikramiyeler, belirli bir tutarı aşmadığı sürece gelir vergisinden muaf olabilir. 2024 yılı için bu tutar, brüt asgari ücretin yıllık tutarını geçmemelidir.

İşverenlerin bu istisnaları doğru uygulayabilmesi için mali müşavir veya insan kaynakları uzmanı desteği alması önerilir.

İkramiye ve Primlerde Dikkat Edilmesi Gerekenler

1. Yasal düzenlemeler: İkramiye ve prim ödemeleri, İş Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenir. İşverenlerin bu mevzuatı takip etmesi gerekir.
    
2. Çalışan sözleşmeleri: İkramiye ve primlerin hangi şartlarda ödeneceği, çalışan sözleşmelerinde açıkça belirtilmelidir.
    
3. Bordro kayıtlarının saklanması: İkramiye ve prim ödemelerine dair belgeler, yasal süre boyunca saklanmalıdır.
    
4. Çalışan bilgilendirmesi: Net ücret hesaplamaları ve kesintiler, çalışanlara şeffaf bir şekilde açıklanmalıdır.

Bordro Yazılımlarında İkramiye ve Prim İşlemleri

Günümüzde birçok işletme, bordro süreçlerini otomasyon yazılımları ile yönetmektedir. Bu yazılımlar, ikramiye ve primlerin hesaplanması, vergi kesintilerinin otomatik yapılması ve çalışan özlük haklarının takibi açısından büyük kolaylık sağlar.

• Otomatik vergi hesaplama: Yazılımlar, güncel vergi dilimlerini dikkate alarak kesintileri doğru şekilde yapar.
   
• Raporlama: İkramiye ve prim ödemeleri, çalışan bazlı veya dönemsel olarak raporlanabilir.
   
• Yasal uyumluluk: Yazılımlar, SGK ve vergi mevzuatındaki değişiklikleri takip ederek işletmelerin uyum sürecini kolaylaştırır.

Ancak, yazılımların doğru çalışması için güncel veri girişi ve periyodik kontroller şarttır. Ayrıca bordro sistemine entegre çalışan portalı uygulamaları, çalışanların prim ve ikramiye bilgilerini bordro üzerinden anlamalarını sağlar. Bu da bordro okuryazarlığını destekler, şeffaflığı artırır.

İşverenlerin Sorumluluğu

İşverenler, çalışanlara yapılan her türlü ödemeyi belgeli ve bordroda tanımlı şekilde sunmakla yükümlüdür. Kayıt dışı prim ödemeleri, hem vergi kaçağına hem de ileride çalışan tarafından açılacak davasal süreçlerde kanıt eksikliğine yol açabilir.

Bu nedenle bordro sisteminde;

• Her ödeme kalemi tanımlı olmalı,
• Kesintiler eksiksiz uygulanmalı,
• Vergi ve SGK bildirgeleriyle uyumlu olmalı,
• Çalışanlara detaylı bilgilendirme yapılmalıdır.

Doğru hesaplanan ve zamanında ödenen primler, sadece finansal değil aynı zamanda motive edici bir araçtır. Çalışanlar, verdikleri emeğin karşılığını maddi olarak aldıklarında işlerine olan bağlılıkları artar. Ancak bu ödemelerin bordroda görünür olmaması veya geç ödenmesi, çalışan güvenini zedeleyebilir. Şirketlerin bu noktada şeffaf bordro politikaları benimsemesi büyük önem taşır.

Denetim Süreçlerinde Bordro Kalemlerinin Önemi

Prim ve ikramiye gibi kalemler, şirketlerin vergi denetimi, SGK denetimi ya da iç denetim süreçlerinde özellikle incelenen konular arasındadır. Bu tür ödemelerin bordroda açık ve yasalara uygun şekilde gösterilmesi, olası denetim risklerinin önüne geçer. Eksik ya da kayıt dışı ödemeler, ağır yaptırımlar doğurabilir.

Bordroda ikramiye ve prim ödemelerinin doğru şekilde gösterilmesi, hem çalışan memnuniyeti hem de yasal uyumluluk açısından büyük önem taşır. İşletmeler, bu süreçte vergisel yükümlülükleri, SGK kesintilerini ve çalışan haklarını dengeli bir şekilde yönetmelidir. Doğru bordro yönetimi için uzman desteği ve otomasyon araçları kullanmak, süreci kolaylaştıracak ve hata riskini en aza indirecektir.