Günümüzde dijitalleşmenin hız kazanmasıyla birlikte çalışan verilerinin korunması hem işletmeler hem de çalışanlar için hayati bir öneme sahip. İşverenler, çalışanlarına ait kişisel bilgileri toplarken ve işlerken KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) ve GDPR (General Data Protection Regulation – Genel Veri Koruma Tüzüğü) gibi yasal düzenlemelere uymakla yükümlüdür.
Bu yazımızda, çalışan verilerinin nasıl korunması gerektiğini, GDPR ve KVKK farklarını, işletmenizin bu yasalara nasıl uyum sağlayabileceğini ve süreci kolaylaştırmak için dijital çözümleri detaylı şekilde ele alıyoruz.
Çalışan verileri, bir çalışana ait doğrudan ya da dolaylı olarak kimliğini belirlemeye yarayan her türlü bilgiyi kapsar. Bunlar arasında;
Çalışan verileri, bir şirketin en kritik varlıklarından biridir. İşe alım sürecinden istihdamın sona ermesine kadar tüm kişisel bilgiler (TCKN, adres, maaş bilgileri, performans değerlendirmeleri vb.) dikkatle korunmalıdır.
KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olarak 2016 yılında yürürlüğe girmiştir. Bu kanun;
GDPR, Avrupa Birliği’nde yürürlüğe giren ve bireylerin kişisel verilerini korumayı amaçlayan bir düzenlemedir. Eğer işletmeniz Avrupa’da faaliyet gösteriyorsa ya da AB vatandaşlarının verilerini işliyorsa GDPR kapsamına girersiniz.
GDPR, KVKK’ya göre daha detaylı ve ağır yaptırımlara sahiptir. Bu nedenle uluslararası çalışan yapısına sahip şirketlerin hem KVKK uyumu hem de GDPR uyumu sağlaması önemlidir.
Çalışan verisi işlemenin ilk adımı, açık rıza almaktır. Çalışanlara, hangi verilerinin ne amaçla işlendiği açıkça belirtilmeli ve onayları alınmalıdır.
Hangi verilerin işlendiğini, kim tarafından erişildiğini ve ne kadar süreyle saklandığını gösteren bir veri envanteri hazırlamak, hem KVKK hem de GDPR uyumu için kritik bir adımdır.
Tüm çalışan verilerine herkesin erişimi olmamalıdır. Departman bazlı erişim sınırlandırmaları, veri ihlallerinin önüne geçer.
Verilerin dijital ortamda saklanması durumunda, güçlü şifreleme teknikleri, bulut tabanlı güvenlik çözümleri ve düzenli yedeklemeler kullanılmalıdır.
İK süreçlerinizde kullanılan formları, izin belgelerini ve sözleşmeleri KVKK ve GDPR’a uygun hale getirin. Açık rıza metinleri, aydınlatma yükümlülükleri bu belgelerde yer almalı.
Veri koruma süreçlerinin takibi için işletme içinde bir Veri Koruma Görevlisi (DPO) atanması önerilir. Bu kişi, süreçlerin yasalara uygun işleyip işlemediğini denetler.
Çalışanların kişisel verilerle nasıl çalışması gerektiği konusunda eğitim verilmesi, veri ihlallerinin önüne geçer. Ayrıca bu eğitimler, farkındalık yaratır.
Mobofis gibi dijital çözümler, çalışan verilerini güvenli şekilde saklamanıza ve yönetmenize olanak tanır. Otomatik izin kayıtları, özlük dosyalarının dijitalleştirilmesi ve erişim kontrolleri gibi özellikler sayesinde hem zaman kazanırsınız, hem de veri güvenliğini sağlarsınız.
Sağlık bilgileri, sendika üyeliği, biyometrik veriler (parmak izi, yüz tanıma vb.) gibi özel nitelikli veriler daha hassastır ve işlenmesi için açık rızanın yanında ek önlemler alınmalıdır.
KVKK’ya aykırı hareket eden işletmeler, hem para cezaları hem de itibarsal kayıplarla karşı karşıya kalabilir. GDPR ihlallerinde ise cezalar milyonlarca Euro’ya ulaşabilir. Bu nedenle, veri koruma süreçlerini ciddiye almak sadece yasal değil, aynı zamanda stratejik bir zorunluluktur. Mobofis olarak, işletmenizin KVKK ve GDPR uyumu için ihtiyaç duyduğu dijital çözümleri sunuyoruz.
Mobofis, işletmenizin çalışan verilerini güvenli ve yasalara uygun şekilde yönetmesi için geliştirilmiş modern bir dijital çözümdür. KVKK ve GDPR uyumluluğu çerçevesinde tüm personel bilgileri, izinler, özlük dosyaları ve vardiya kayıtları tek bir merkezi sistemde toplanır, yetki bazlı erişimle korunur.
Veri girişinden raporlamaya kadar tüm süreçler Mobofis ile dijitalleşirken, kağıt evrak karmaşası, veri kaybı ve erişim güvenliği riskleri ortadan kalkar. Sistem üzerinden otomatik olarak açık rıza formları, aydınlatma metinleri gibi belgeleri de arşivleyebilir; böylece hem yasal yükümlülüklerinizi yerine getirir hem de denetim süreçlerinde her şeyi kolayca raporlayabilirsiniz.
Küçük işletmelerden kurumsal yapılara kadar her ölçek için ideal olan Mobofis, sadece verileri korumakla kalmaz; aynı zamanda İK süreçlerinizi sadeleştirir, iş gücünüzü daha verimli yönetmenizi sağlar. Şirketinizin veri güvenliği konusundaki hassasiyetini artırmak ve dijital dönüşüm yolculuğunda sağlam bir adım atmak istiyorsanız, şimdi Mobofis’i keşfedin.
Perakende sektöründe dijital vardiya yönetimi ile personel planlamasını kolaylaştırın, maliyetleri azaltın. Rehberimizi keşfedin, iş gücünüzü optimize edin!
Dijital puantaj verilerinin güvenliğini sağlamak neden kritik? GDPR ve KVKK kapsamında işverenlerin uyması gereken kurallar ve alınması gereken önlemler burada!
Esnek çalışma modelinde dijital puantaj takibi nasıl yapılır? Giriş-çıkış saatleri, fazla mesai, izin ve vardiya yönetimi dijitalde nasıl yapılır? Mobofis ile tüm süreçleri kolaylaştırın!
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
