PDKS ve Puantaj Takibinde Yasal Uyum Nasıl Sağlanır?

PDKS ve Puantaj Takibinde Yasal Uyum Nasıl Sağlanır?

Günümüz iş dünyasında, çalışanların mesai takibi için PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) ve puantaj kayıtları büyük önem taşır. Ancak bu sistemlerin yasal mevzuata uygun şekilde kullanılması, işletmeler için kritik bir zorunluluktur. Peki, PDKS ve puantaj sistemlerini yasalara uygun hale getirmek için neler yapılmalı? Bu rehberde, 4857 sayılı İş Kanunu, SGK düzenlemeleri ve veri güvenliği açısından dikkat edilmesi gerekenleri detaylıca ele alacağız.

PDKS ve Puantaj Nedir?

PDKS, çalışanların giriş-çıkış saatlerini dijital olarak kaydeden ve bu verileri analiz ederek puantaj kayıtlarının oluşturulmasına yardımcı olan teknolojik bir sistemdir. Parmak izi, kartlı geçiş, yüz tanıma gibi yöntemlerle çalışanların devam durumu izlenir.Bu sistemler sayesinde puantaj tutmak, manuel yöntemlere göre çok daha hızlı, doğru ve hatasız bir şekilde gerçekleşir. Ancak PDKS verileri doğrudan yasal geçerliliğe sahip değildir; doğru raporlama ve belgelemeyle birlikte anlam kazanır. Bu iki sistem, işletmelerin bordro süreçlerini kolaylaştırırken, aynı zamanda yasal denetimlere hazırlıklı olmalarını sağlar.

PDKS ve Puantaj Yasal Zorunlulukları

Türkiye’de İş Kanunu ve SGK mevzuatı, işverenlere çalışanların çalışma sürelerini kaydetme zorunluluğu getirir. İşte dikkat edilmesi gereken temel yükümlülükler:

4857 Sayılı İş Kanunu’na Göre Puantaj Zorunluluğu

• İş Kanunu’nun 63. maddesi, işverenlerin çalışanların günlük ve haftalık çalışma sürelerini kaydetmesini şart koşar.
• Fazla mesai, hafta tatili ve bayram çalışmaları mutlaka puantajda belirtilmelidir.
• Kayıtların en az 1 yıl saklanması gerekir.

SGK ve Elektronik Puantaj Onayı

• SGK’nın elektronik puantaj sistemlerini kabul etmesi için, sistemin güvenilir ve değiştirilemez olması şarttır.
• E-imza veya mobil imza ile onaylanan kayıtlar, yasal geçerlilik taşır.

KVKK ve PDKS Veri Güvenliği

• PDKS sistemlerinde toplanan biyometrik veriler (parmak izi, yüz tanıma), Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) kapsamında korunmalıdır.

Çalışanlardan açık rıza alınması ve verilerin şifrelenerek saklanması zorunludur.

Yasal Uyum İçin PDKS Sisteminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Veri Doğruluğu ve Güncellik

• PDKS sistemi mutlaka güncel tutulmalı, çalışan listeleri, izin bilgileri ve vardiya planlamaları doğru şekilde entegre edilmelidir.
• Hatalı veriler, hem işveren aleyhine davalara sebep olabilir hem de puantaj kayıtlarının geçerliliğini zayıflatır.

Veri Güvenliği ve Gizlilik

• Özellikle biyometrik sistemler kullanılıyorsa, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu)’na uygunluk sağlanmalıdır.
• Çalışanlardan açık rıza alınmalı, verilerin kimler tarafından işleneceği şeffaf bir şekilde belirtilmelidir.

İmza veya Onay Mekanizması

• Puantaj çizelgelerinin çalışanlar tarafından onaylanması, kayıtların geçerliliğini artırır.
• Dijital imzalı sistemler veya onaylı e-puantaj formları kullanılabilir.

Fazla Mesai Kayıtları

• Fazla mesai yapılan günler, açık şekilde belirtilmeli ve çalışanın rızası ile kayıt altına alınmalıdır.
• Ücretlendirme hesaplamaları için net saatlik veriler sağlanmalıdır.

Arşivleme Süreci

• Puantaj ve PDKS verileri en az 10 yıl boyunca saklanmalı ve denetime hazır halde tutulmalıdır.
• Dijital sistemlerde yedekleme politikaları uygulanmalı, veri kaybına karşı önlemler alınmalıdır.

PDKS ve Puantaj Sistemlerinde Yasal Uyum Nasıl Sağlanır?

Doğru PDKS Yazılımı Seçimi

• SGK ve İş Kanunu’na uyumlu yazılımlar tercih edilmeli.
• Raporlama özellikleri (fazla mesai, devamsızlık analizi) olmalı.
• Bulut tabanlı PDKS çözümleri, yedekleme ve güvenlik açısından avantaj sağlar.

Elektronik Puantaj Kayıtlarının Yasal Geçerliliği

• E-imza veya mobil imza ile onaylanan kayıtlar, kağıt puantaj kadar geçerlidir.
• Kayıtların değiştirilemez olması için blockchain tabanlı çözümler kullanılabilir.

Çalışan Onayı ve Aydınlatma Yükümlülüğü

• Biyometrik veri toplanıyorsa, çalışanlardan KVKK uyumlu açık rıza alınmalı.
• PDKS politikaları, iş sözleşmelerinde açıkça belirtilmeli.

Denetimlere Hazırlık

• SGK ve Çalışma Bakanlığı denetimlerinde puantaj kayıtları sıkça kontrol edilir.
• Eksik veya tutarsız kayıtlar, cezai yaptırımlara neden olabilir.

PDKS ve Puantaj Sistemlerinde Sık Yapılan Hatalar

• Fazla mesai kayıtlarının eksik bırakılması
• Mesai ihlallerinin takipsizliği
• Puantaj kayıtlarının düzenli arşivlenmemesi
• KVKK uyumuna dikkat edilmeden biyometrik veri toplanması
• Çalışanların puantaj kayıtlarını imzalamaması

Mobofis ile Yasal Uyumlu Puantaj Takibi

Eğer siz de işletmenizde puantaj takibini yasalara uygun, hızlı ve güvenilir bir şekilde yapmak istiyorsanız, Mobofis ile tanışın. Mobofis, işletmelerin puantaj yönetimini yasal gerekliliklere tam uyumlu, dijital ve otomatik saklar, zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar. Gelişmiş doğrulama seçenekleri, mesai profili tanımlamaları, dijital fazla mesai yönetimi ve kapsamlı vardiya (shift) planlama gibi özellikleriyle, işverenleri yasal risklerden korur; İK süreçlerini modernleştirir.

Akıllı Doğrulama Yöntemleri

Puantaj kayıtlarının doğruluğu, sistemde tanımlı IP adresi veya lokasyon doğrulama yöntemleriyle garanti altına alınır:

• Lokasyon Doğrulama: Çalışanlar, mobil uygulama üzerinden şirket konumunda giriş yaparak konum bazlı doğrulama ile işlemlerini gerçekleştirir.
• IP Doğrulama: Şirketin statik IP adresi tanımlanır. Çalışanlar Wi-Fi ağına bağlandığında sistem otomatik olarak doğrulama yapar.

Mobil Uyumlu Mesai Takibi

Çalışanlar, kart, parmak izi, yüz tanıma gibi fiziksel sistemlere gerek duymadan, mobil uygulama üzerinden giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirebilir. Giriş için butona basılı tutarak işlem başlatılır ve sistem, tanımlı doğrulama yöntemiyle onay verir.

Alternatif olarak, QR kod okuma ile de giriş-çıkış işlemleri yapılabilir. Bu kodlar sabit veya dinamik olarak sisteme entegre edilebilir.

Esnek Mesai Profilleri ve Fazla Mesai Yönetimi

Her çalışan için özel mesai profilleri tanımlanabilir. Böylece hangi çalışanın hangi saat aralığında çalışması gerektiği sistemde netleşir.

Çalışanlar:

• Mobil uygulama üzerinden fazla mesai talebi oluşturabilir.
• Bu talepler, yönetim panelinde tanımlı onay akışı üzerinden değerlendirilir.
• Dilerse yöneticiler, talep olmaksızın doğrudan sistem üzerinden fazla mesai girişi yapabilir.

Detaylı Vardiya Planlama ve Onay Süreci

Vardiya yöntemiyle çalışan şirketler için gelişmiş planlama araçları sunulur:

• Yöneticiler  haftalık ya da aylık vardiya takvimi oluşturulabilir.
• Vardiyalar ister elle, ister Excel ile toplu yükleme yoluyla tanımlanabilir.
• Tanımlanan vardiyalar yöneticilerin onay sürecinden geçtikten sonra ilgili çalışanlara atanır.

Bu süreç sayesinde çakışan vardiyalar veya hatalı planlamaların önüne geçilir.

Tümleşik İzin ve Tatil Yönetimi

Mobofis, çalışan izin süreçlerini yasal mevzuata uygun şekilde yönetmenizi sağlar:

• Yıllık izinler, sisteme yasal çerçevede otomatik tanımlanır.
• Kıdem izinleri, çalışanın hizmet yılına göre eklenebilir.
• Kuruma özel izinler (doğum günü, evlilik vb.) kolaylıkla sisteme entegre edilir.

İzin talepleri mobil uygulama üzerinden iletilir ve portalda tanımlanan onay akışına uygun şekilde işlenir. Tüm izin türleri detaylı raporlarla izlenebilir; imzalanabilir PDF formlar olarak dışa aktarılabilir.Ayrıca, resmi ve dini tatiller, Google Takvim ile entegre edilerek otomatik çekilebilir ya da manuel olarak girilebilir. Bu tarihler çalışma günü dışı olarak işlenir ve puantaj çizelgelerinde otomatik dikkate alınır.

Kısacası, Mobofis, yalnızca puantaj takibini değil, aynı zamanda tüm çalışma süresi yönetimini dijital ve yasal olarak güvenli hale getirir. Bu sayede hem İK süreçleriniz sadeleşir, hem de işletmeniz yasal denetimlere daima hazır olur. Şimdi Mobofis ile tanışın, puantaj karmaşasına son verin, İK süreçlerinizi modernleştirin! Ücretsiz deneme için hemen tıklayın!